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Agenda pessoal
  1. Adicionar um evento [top]
    Clicar em Adicionar na barra de menus ou no + no canto esquerdo do intervalo horário apropriado.

  2. Adicionar um evento para o dia todo [top]
    Clicar em + no canto superior esquerdo da zona (dia) (acima da primeira linha do calendário).

    Um evento "dia" funciona como um evento normal (edição, deleção, lembretes etc.).

  3. Atribuir a cor do evento [top]
    Diferentes cores de fundo para os eventos estão disponíveis. Ao criar ou editar um evento, selecionar uma cor ao lado de Cor.

    As cores somente são exibidas para você: ao definir uma cor para uma reunião, ela somente aparecerá em seu calendário.

  4. Repetir um evento [top]
    Ao adicionar ou editar um evento, clicar em sim em frente de Repetir. Selecionar a frequência (todos os x dias, semanas, meses ou anos).
  5. Editar um evento [top]
    Clicar no assunto do evento e efetuar as modificações desejadas.

Compartilhamento de calendário pessoal
  1. Direitos de acesso padrão [top]
    • Ver eventos: todos os membros do grupo podem sempre ver os intervalos ocupados em seu calendário (não pode ser mudado). Entretanto, você pode esconder um evento por completo definindo-o como privado.
    • Ver detalhes dos eventos: só você (pode ser mudado).
    • Adicionar eventos: você (pode ser mudado).
    • Deletar eventos: só você (não pode ser mudado).
  2. Autorizar alguém a ver os detalhes de um evento [top]
    Exibir os detalhes do evento, clicar em Direitos de acesso e assinalar as caixas correspondentes na coluna Ver detalhes.
  3. Autorizar alguém a ver os detalhes de todos os eventos [top]
    Clicar em Acessar na barra de menus e assinalar as caixas na coluna Ver detalhes.
  4. Autorizar alguém a editar um evento [top]
    Exibir os detalhes do evento, clicar em Direitos de acesso e assinalar as caixas correspondentes na coluna Editar evento.
  5. Autorizar alguém a editar todos os seus eventos [top]
    Clicar em Acessar na barra de menus e assinalar as caixas correspondentes na coluna Editar eventos.
  6. Autorizar alguém a adicionar eventos [top]
    Clicar em Acessar na barra de menus e assinalar as caixas correspondentes na coluna Adicionar eventos.
  7. Autorizar alguém a deletar eventos [top]
    Clicar em Acessar na barra de menus e assinalar as caixas correspondentes na coluna Deletar eventos.

Agenda de um membro do grupo
  1. Acesso ao calendário de um membro do grupo [top]
    Clicar em Ver na barra de menus e então no nome do membro do grupo (se o nome não aparecer imediatamente, clicar em Próximo para exibir o resto da lista).

    Os eventos do membro do grupo são mostrados na forma de intervalos ocupados: você poderá ver os detalhes (assunto e descrição do evento) somente se tiver a autorização do proprietário do calendário.

    O nome do proprietário do calendário sempre aparece no alto (entre os botões Anterior e Próximo).

    Para voltar para seu calendário privado, clicar novamente em Ver e selecionar seu nome na lista.

  2. Editar o calendário de um membro do grupo [top]
    Os calendários de outros membros funcionam da mesma forma que o seu. Entretanto, para adicionar, editar ou deletar eventos, o proprietário do calendário precisa tê-lo autorizado.

    A possibilidade de adicionar eventos é indicada por "+" em cada intervalo.

    Quando você usar as funções repetir e lembrete no calendário de outro membro, os lembretes são enviados para o proprietário do calendário (e não para você). Da mesma forma, você pode criar reuniões no calendário de outro membro (convidando você mesmo ou não).

Agenda de grupo
  1. Acesso ao calendário de grupo [top]
    Selecionar o nome do grupo no segundo menu rolante (o valor padrão é "Privado") ou clicar em Ver na barra de menus e então em "Grupo Nomedogrupo".
  2. Direitos de acesso padrão [top]
    • Ver detalhes dos eventos: todos os membros do grupo (não pode ser modificado).
    • Editar um evento: o criador do evento (pode ser modificado).
    • Adicionar eventos: administrador do grupo (pode ser modificado).
    • Deletar eventos: administrador do grupo (pode ser modificado).
  3. Adicionar um evento de grupo [top]
    Ir para o calendário do grupo e verificar se você tem o direito de adicionar eventos (+ deve aparecer em cada intervalo de tempo). Em caso positivo, adicionar um evento da mesma forma que em seu calendário privado.

    Você pode editar todos os eventos que criou mas não pode deletá-los.

  4. Autorizar alguém a editar um evento de grupo [top]
    Exibir os detalhes do evento e clicar em Acessar direitos. Assinalar as opções na coluna Editar evento.
  5. Lembretes no calendário de grupo [top]
    Você pode criar lembretes no calendário de grupo. Esses lembretes serão enviados somente a você e não a todos os membros.
  6. Administradores: autorizar membros a adicionar eventos [top]
    Clicar em Acessar na barra de menus e assinalar as caixas correspondentes na coluna Adicionar eventos.
  7. Administrador: autorizar membros a editar todos os eventos [top]
    Clicar em Acessar na barra de menus e assinalar as caixas correspondentes na coluna Editar eventos
  8. Administradores: autorizar membros a deletar eventos [top]
    Nota: este direito diz respeito a todos os eventos no calendário do grupo; deve-se evitar dá-lo.

    Clicar em Acessar na barra de menus e assinalar as caixas correspondentes na coluna Deletar eventos.

Deletar eventos
  1. Deletar um evento [top]
    Clicar no assunto de um evento e em seguida em Deletar.

    No caso de um evento repetido, você pode deletar esta ocorrência clicando em Deletar ou deletar todas as ocorrências clicando em Deletar todas as ocorrências.

  2. Deletar eventos antigos [top]
    Clicar em Deletar na barra de menus. Digitar uma data para deletar todos os eventos anteriores a ela.

Sobreposição
  1. Funcionalidades [top]
    Você pode sobrepor calendários geridos pelo escritório virtual (calendários internos) ou disponíveis na Web no formato .ics (vCal/iCal) (calendários externos).

    Os direitos de acesso aplicam-se para eventos sobrepostos:

    • Calendários internos
      As ações que você pode realizar (ver detalhes, editar, deletar) dependem dos direitos de acesso que o proprietário do calendário lhe deu.
    • Calendários externos
      Esses calendários são somente para leitura: você não pode editá-los.

    Além disso, eventos sobrepostos não estão em seu calendário pessoal: você não pode compartilhá-los, adicionar lembretes etc.

    Nota: Sua assinatura define o número máximo de calendários que você pode sobrepor.

    Para configurar a sobreposição, clicar em Sobreposição na barra de menus.

  2. Ativar a sobreposição [top]
    Adicionar pelo menos um calendário e assinalar a caixa Ativar sobreposição.

    A sobreposição é permanente: permanece ativa até a desativação.

    No modo de sobreposição, cada evento aparece com as iniciais de seu proprietário (pessoa ou grupo). A legenda das iniciais aparece no alto do calendário.

  3. Desativar a sobreposição [top]
    Desativar a caixa Ativar sobreposição. Você pode reativar a sobreposição a qualquer momento sem precisar adicionar os calendários novamente.
  4. Adicionar um calendário interno [top]
    Clicar em Adicionar um calendário de uma pessoa ou de um grupo. Assinalar as caixas apropriadas e clicar em Salvar. O novo calendário aparece na lista. Clicar em Salvar para exibir a nova sobreposição.
  5. Adicionar um calendário externo [top]
    Calendários externos contêm eventos públicos (feriados bancários, escolares, eventos esportivos etc.) e estão disponíveis na Web (ver por exemplo iCalShare).

    Clicar em Adicionar um vCalendar externo. Digitar um nome para esse calendário, sua URL (começando com http://). Você pode também digitar uma descrição e escolher uma cor para todos os eventos desse calendário. Clicar em verificar URL e, se a URL for aceita, clicar em Salvar. O novo calendário aparece na lista. Clicar em Salvar para exibir a nova sobreposição.

  6. Deletar um calendário [top]
    Um calendário pode ser suprimido temporária ou permanentemente.
    • Temporariamente
      Desativar a caixa ao lado do nome do calendário na coluna Ver: o calendário não aparece mais sobreposto mas você pode a qualquer modo reativá-lo assinalando a caixa novamente.
    • Permanentemente
      Clicar no ícone Lixeira ao lado do nome do calendário.

Reuniões
  1. Definição [top]
    Uma reunião é um evento particular que lhe permite convidar participantes e fazer o follow-up online. Os participantes devem ser membros dos grupos a que você pertence ou os endereços e-mail devem constar de sua agenda de endereços.
  2. Aceitar ou recusar uma reunião [top]
    O convite a uma reunião é indicado pelo ícone . Clicar no assunto para mostrar os detalhes. Você pode ver a lista de pessoas convidadas e suas respostas ao convite da reunião clicando em View ao lado de Participantes
    • Para aceitar uma reunião, clicar em Aceitar e o ícone muda para . Você pode recusar reuniões depois de tê-las aceitado.
    • Para recusar a reunião, clicar em Recusar. Você pode digitar a razão de sua recusa. Uma notificação é enviada por e-mail ao organizador da reunião. Uma vez recusada, a reunião desaparece automaticamente de seu calendário.
    O ícone que indica uma reunião no calendário pode variar:
    • : Pelo menos uma pessoa recusou a reunião.
    • : Todos aceitaram a reunião.
  3. Criar uma reunião [top]
    Ao criar um evento, clicar em Reunião. Escolher um horário, digitar um assunto e uma descrição (opcional). Em seguida, clicar em Convidar e gerenciar participantes e em Adicionar participantes para acessar sua agenda de endereços (privada ou de grupo). Assinalar as caixas para convidar os participantes. Você pode convidar todos os membros do grupo assinalando a primeira caixa (Todos os membros).
    • Participantes que usam o escritório virtual: a proposta de reunião aparece diretamente em seus calendários com um ponto de interrogação piscante. Ao clicar sobre o título da reunião, eles podem aceitar ou recusar a reunião com um único clique. No caso de recusa, você recebe uma notificação por e-mail (com um motivo, se fornecido) e a reunião desaparece do calendário deles.
    • Participantes que não usam o escritório virtual: eles receberão um e-mail com os detalhes da reunião. Eles podem aceitar ou recusar com um único clique. No caso de recusa, você recebe uma notificação por e-mail.
    Depois de clicar em Salvar, você pode enviar uma notificação a cada participante.
  4. Acompanhamento dos convites [top]
    O organizador da reunião pode a qualquer momento ver a resposta de cada participante clicando no assunto da reunião e então em Convidar e gerenciar participantes. As situações possíveis são: Convidado (sem resposta), Aceitar ou Recusar. Nota: os participantes que aceitaram a reunião podem recusá-la mais tarde.

    O ícone que indica que a reunião no calendário pode variar:

    • : Pelo menos uma pessoa recusou a reunião.
    • : Todos aceitaram a reunião.
  5. Editar uma reunião [top]
    Somente o organizador de uma reunião pode editá-la.

    Pode-se editar detalhes (horário, assunto, descrição e/ou local) ou participantes. Para fazer as mudanças, clicar primeiro no assunto da reunião.

    • Quando os detalhes são editados, a situação dos convites é zerada: os participantes devem novamente aceitar ou recusar a reunião. Uma notificação por e-mail é enviada. Você pode desativar essa notificação para cada reunião.
    • Para remover um participante clicar em Remover participante ao lado dessa pessoa. A reunião desaparece do calendário dele mas não há envio de notificação.
  6. Cancelar uma reunião [top]
    O organizador de uma reunião pode a qualquer momento cancelar a reunião deletando-a em seu próprio calendário. Deletar a reunião da mesma forma como deleta um evento normal. A reunião desaparece do calendário dos participantes e é enviada uma notificação por e-mail. Você pode desativar essa notificação para cada reunião.

Lembretes
  1. Sobre lembretes [top]
    Lembretes com um horário de envio no passado não serão enviados. Exemplo: se você criar um evento que iniciará dentro de uma hora e solicitar para ser lembrado duas horas antes, o lembrete não será enviado.
  2. Criar um lembrete por e-mail [top]
    Clicar no assunto do evento e selecionar sim ao lado de Lembrete. Definir em que momento em relação ao evento o lembrete deve ser enviado a você.

    Os lembretes são enviados a seu endereço de remetente padrão.

  3. Criar um lembrete por SMS [top]
    Clicar no assunto do evento e selecionar sim ao lado de Lembrete. Definir em que momento em relação ao evento o lembrete deve ser enviado a você.

    Os lembretes são enviados ao número de celular que consta de seus dados pessoais.

  4. Editar um lembrete [top]
    Clicar no assunto do evento e selecionar Sim ao lado de Lembrete. Editar o horário e/ou o canal (e-mail e/ou SMS).
  5. Cancelar um lembrete [top]
    Clicar no assunto do evento e selecionar Não ao lado de Lembrete.
  6. Mostrar lembretes [top]
    Selecionar Lembretes no primeiro menu rolante.
  7. Agenda por SMS [top]
    Clicar em SMS na barra de menus e selecionar os dias em que quer receber a agenda bem como o momento (agenda do mesmo dia ou do dia seguinte).

    Nota: Nos dias em que sua agenda estiver vazia, você não receberá o SMS.

    Você pode editar os parâmetros a qualquer momento ou cancelar o calendário por SMS desativando todas as caixas em "Enviar meu calendário para".

    Você pode também fazer uma cópia de seu calendário em seu celular clicando em Agora!:

    • Se escolher receber sua agenda no mesmo dia, a agenda do dia atual é enviada
    • Se escolher receber a agenda do dia seguinte, você receberá a agenda um dia antes.

Acesso por RSS
  1. Funcionalidades [top]
    O RSS lhe permite consultar diversos sites Web (jornais, blogs etc.) em uma única interface. Você assina, com um leitor RSS (um programa ou website especializado), um fluxo (feed) RSS, isto é, uma página Web especial publicada por cada site Web que propõe o RSS. O fluxo RSS normalmente contém o título e um resumo dos últimos X artigos publicados no site, com um link para cada um deles que leva ao artigo integral no site do editor. Como o leitor RSS renova periodicamente todos os fluxos, você se informa rapidamente sobre novos artigos em todos os sites selecionados.

    Seguindo esse princípio, o escritório virtual propõe vários fluxos pessoais (sua caixa de entrada, sua agenda, seus documentos, seus favoritos etc.) e de grupo (agenda do grupo, documentos do grupo, documentos do grupo, favoritos do grupo etc.). Esses fluxos são protegidos por seu Nome de usuário e senha habituais.

  2. Fluxos disponíveis [top]
    Cada calendário (privado ou de grupo) tem 4 fluxos RSS:
    • Hoje
    • Esta semana
    • Este mês
    • 30 dias (a partir de hoje)
  3. Programas compatíveis [top]
    Todos os leitores RSS que gerenciam autenticações (fluxos com Nome de usuário e senha): Feedreader (Windows), por exemplo.
  4. Configurações do programa [top]
    1. Ir a um calendário e colocar o cursor sobre uma das imagens .
    2. Clicar com o botão direito e selecionar Copiar o endereço deste link.
    3. Ir ao leitor RSS, criar um novo fluxo e colar o endereço.
    4. Digitar seu Nome de usuário e sua senha do escritório virtual no leitor RSS e dar um nome ao fluxo.
    5. Definir o intervalo de atualização automática do fluxo no leitor RSS.

Acesso com um programa compatível iCal
  1. Funcionalidades [top]
    Programas externos podem se conectar ao escritório virtual, que é também um servidor de calendários.

    O acesso a partir de programas externos limita-se à consulta e não permite editar ou deletar eventos. Os calendários são protegidos por seu Nome de usuário e senha habituais.

    Em seu disco virtual, você notará arquivos "calendar.ics" em cada pasta principal (pasta "privada" e a pasta de cada grupo). Eles são necessários para esta funcionalidade; têm tamanho 0 Kb e não podem ser deletados.

  2. Programas compatíveis [top]
    Mozilla Calendar ou Sunbird, Apple iCal, Microsoft Works etc.
  3. Configurações do programa [top]
    Para seu calendário pessoal, utilizar o endereço:
    http://www.contactoffice.com/docs/nome de usuário/private/calendar.ics

    Para o calendário de um grupo, usar:
    http://www.contactoffice.com/docs/nome de usuário/NOME_DO_GRUPO/calendar.ics

Acesso para leitura e escrita a partir de um programa externo (CalDAV)
  1. Funcionalidades [top]
    Além do acesso somente para leitura, os calendários podem ser acessados com direitos de leitura e escrita de programas externos compatíveis CalDAV.

    Por favor informe-se sobre as limitações.

  2. Limitações [top]
    A sincronização entre diferentes programas envolve limitações:
    • Atualmente, você somente tem acesso a seu próprio calendário, e não ao calendário de um terceiro ou ao calendários de grupo.
    • Os participantes de reuniões acrescentados no programa externo não são acrescentados em ContactOffice.
    • Os lembretes de eventos não são sincronizados pois são específicos a cada programa.
    • Atualmente, a supressão de categorias (tags) a partir de um programa externo fica sem efeito.
    • Se você utilizar o calendário simultaneamente em ContactOffice e em diversos programas: tenha o cuidado de atualizar o calendário no programa externo antes de realizar modificações a partir dele; caso contrário as modificações efetuadas em ContactOffice se perderão.
  3. Programas compatíveis [top]
    • Mozilla SunBird (ou Lightning, um plug-in para Thunderbird)
    • Apple iCal
    • iPhone (a partir da versão 3.0 do sistema operacional)
    Atenção: Microsoft Outlook 2007 não suporta funcionalidades CalDAV.

    Para outros programas, ver http://caldav.calconnect.org/implementations/clients.html

  4. Configuração do programa [top]
    A configuração muda conforme o programa.

    Mozilla SunBird

    1. No menu "Arquivo", selecionar "Subscribe to Remote Calendar".
    2. Na tela que aparece, escolher "On the network".
    3. Na tela seguinte, selecionar "CalDAV" e digitar o seguinte endereço no campo "Location": http://www.contactoffice.com/dav/nome de usuário/private/events
    4. Em seguida, escolher um nome e uma cor (opcional). Desmarcar a opção "Show Alarms".
    5. Digitar seu nome de usuário (nome de usuário) e senha ContactOffice.
    Observe as limitações próprias a este programa:
    • SunBird tem dificuldades com calendários volumosos (a partir de +/- 1000 eventos).
    • A versão 0.9 não processa diversas identidades para um mesmo servidor de calendários. Assim, você não poderá consultar vários calendários do escritório virtual simultaneamente. Para mudar de identidade, suprimir as senhas memorizadas em Opções > Senha > Ver senhas salvas e reiniciar o programa.
    Apple iCal
    1. No menu "iCal", selecionar "Preferências".
    2. Selecionar a opção "Contas".
    3. Clicar em "+" na parte inferior da janela. Na janela que aparece, digitar um nome para esse calendário no campo Descrição".
    4. Digitar seu nome de usuário (nome de usuário) e senha ContactOffice nos dois campos seguintes.
    5. Clicar no triângulo ao lado de "Opções do servidor" para abri-lo e digitar o seguinte endereço no campo "URL da conta": http://www.contactoffice.com/dav/principals/accounts/nome de usuário/.
      Atenção: Não omitir a "/" final, caso contrário não haverá conexão!
      Você pode também utilizar a URL https://www.contactoffice.com/dav/principals/accounts/nome de usuário/ se desejar estabelecer uma conexão segura (criptografada).
    Apple iPhone

    Atenção: É necessária a versão 3.0 do sistema operacional do iPhone!

    1. No menu "Configurações", selecionar "Mail, Contatos, Calendários", e em seguida "Adicionar uma conta"; selecionar "Outra", e em seguida "Adicionar uma conta CALDAV".
    2. Indicar www.contactoffice.com no campo "Servidor".
    3. Digitar seu nome de usuário (nome de usuário) e senha ContactOffice nos dois campos seguintes.
    4. Voltar ao menu "Configurações", e então selecionar "Mail, Contatos, Calendário" e então a conta CalDAV, e "Configurações avançadas".
    5. Indicar http://www.contactoffice.com/dav/principals/accounts/nome de usuário/ no campo "Endereço URL da conta".
      Atenção: Não omitir a "/" final, caso contrário não haverá conexão!
      Você pode também utilizar a URL https://www.contactoffice.com/dav/principals/accounts/nome de usuário/ se desejar estabelecer uma conexão segura (criptografada).

Importar - Exportar
  1. Importar [top]
    Antes de importar, selecionar um calendário privado ou de grupo. Para importar um ou mais eventos no formato vCal/iCal format, clicar em Importar na barra de menus e selecionar o arquivo vCal/iCal em seu computador.
  2. Exportar [top]
    Antes de exportar, selecionar um calendário privado ou de grupo.

    Você pode importar um, vários ou todos os eventos de um calendário em formato vCal/iCal para depois reimportá-los em um programa compatível com esse formato:

    • Exportar somente um evento: clicar no assunto do evento e depois em Exportar.
    • Exportar diversos eventos: selecionar um modo de visualização (dia, semana ou mês) e clicar em Exportar na barra de menus e então em Exportar somente os eventos desta página.
    • Exportar todo o calendário: clicar em Exportar na barra de menus e então em Exportar todos os eventos deste calendário.

Personalização
  1. Preferências [top]
    Clicando em Prefs na barra de menus, você pode editar diversos parâmetros:
    • Horários de início e fim
    • Fuso horário
    • Página padrão do calendário: dia, semana ou mês
    • Primeiro dia da semana
    • Duração padrão de eventos (diversas opções entre 0 e 480 minutos)
    • Resolução da tabela do calendário: durações dos intervalos (opções entre 10 e 60 minutos)
    • Formato das horas: 12 ou 24h.
 

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